Lựa chọn diện tích văn phòng là một trong những bước quan trọng bởi nó sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến chi phí mà các bạn phải trả hàng tháng. Khi bạn nghĩ đến việc sẽ thuê văn phòng để kinh doanh bạn nên cân nhắc thật kỹ lưỡng trước khi đưa ra quyết định. Nếu không bạn sẽ rất dễ gây hoang phí tiền của hàng tháng. Hãy cùng tham khảo những bí quyết dưới đây để các bạn dễ dàng ước tính và đưa ra quyết định của mình nhé. 

Vì sao cần lựa chọn diện tích thuê văn phòng phù hợp ?

Vấn đề lựa chọn thuê văn phòng không phải tự nhiên mà nó khiến cho người đi thuê đau đầu bởi nó ảnh hưởng cả chi phí lẫn thời gian thuê văn phòng trong tương lai.

Nếu bạn tính toán sai diện tích thuê văn phòng có thể khiến cho doanh nghiệp rơi vào tình huống “ném tiền qua cửa sổ” hoặc nơi làm việc bức bối khó chịu. Bởi không thể chuyển văn phòng mới khi chưa đến thời hạn hợp đồng (nếu chấm dứt hợp đồng trước khi thuê thì phải đền bù, tốn kém chi phí). Chính vì thế tính toán chi phí sao cho chuẩn và phù hợp với quy mô, sự phát triển của doanh nghiệp là cực kỳ quan trọng.

Bạn cần lựa chọn diện tích văn phòng vừa phải đảm bảo tiêu chí không lãng phí, không làm tốn chi phí vào những phần diện tích dự thừa. Nếu không phù hợp vô tình bạn sẽ gây lãng phí tạo gánh nặng tài chính cho doanh nghiệp, đặc biệt với những doanh nghiệp vừa mới startup hay vừa hoạt động.

Tuy nhiên, việc tính toán thuê văn phòng cũng không nên quá căn ke, quá tiết kiệm  Từ đó ta thấy được việc xác định đúng, chuẩn diện tích văn phòng cần thuê là một trong những bước quan trọng trong hoạt động thuê văn phòng của các doanh nghiệp.

Thế nào là văn phòng có diện tích phù hợp?

Để có thể xác định được chính xác diện tích thuê văn phòng phù hợp thì bạn cần chú ý tới một vài yếu tố sau:

Đặc điểm kinh doanh của doanh nghiệp

Công ty của bạn đang hoạt động về lĩnh vực gì? Nhân viên có linh động chỗ ngồi không? Có thường xuyên làm việc tại văn phòng không? Đó là những câu hỏi bạn cần trả lời khi tính toán diện tích phù hợp cho công ty của mình. 

Với nhiều văn phòng thì hầu hết các nhân viên đều ngồi làm việc tại trụ sở với chỗ ngồi cố định, bắt buộc cần một không gian làm việc trong văn phòng công ty. Nhưng cũng có một số đơn vị, do đặc điểm công việc, nhiều nhân viên không ngồi làm việc tại chỗ mà khá cơ động. Đây là một yếu tố quan trọng để bạn có thể xác định diện tích sao cho phù hợp và tối ưu lợi ích nhất.

Tùy vào đặc điểm của doanh nghiệp mà bạn có thể tính toán việc phân chia thành các phòng nhỏ cho từng bộ phận hay không? Bởi việc chia phòng thường tốn khá nhiều diện tích. Hoặc chỉ cần thiết với những công ty có tính cạnh tranh, bảo mật giữa các đội nhóm…

Còn thông thường việc thiết kế không gian mở thường tạo sự kết nối nhanh chóng giữa các team và tạo không gian thoải mái cho nhân viên làm việc, cũng là phương án tiết kiệm thời gian và chi phí hơn.

Giai đoạn kinh doanh của doanh nghiệp

Khi một công ty đang trong giai đoạn mới bắt đầu thì thường có ít nhân viên. Những mô hình văn phòng trọn gói khá là phù hợp với các công ty đang ở trong giai đoạn này để có thể tối ưu diện tích nhất có thể. 

Khi doanh nghiệp bước vào giai đoạn ổn định, tất nhiên nhân viên sẽ nhiều hơn, có thể làm gấp đôi người hoặc hơn thế. Lúc này bạn cần cân nhắc đến phương án chuyển văn phòng khác nhé. Hãy tính toán diện tích sao cho phù hợp. Trong giai đoạn này bạn có thể tìm đến các văn phòng truyền thống. Bởi văn phòng truyền thống thường cho thuê dài trong khoảng từ 2 đến 5 năm. 

Mở rộng quy mô trong thời gian ký kết hợp đồng

Sự phát triển nhanh chóng hay do chưa tính toán hết trường hợp gia tăng nhân sự trong thời gian thuê hợp đồng mà không gian văn phòng không còn đáp ứng đủ nhu cầu làm việc khiến doanh nghiệp phải chấm dứt hợp đồng sớm. Việc chấm dứt hợp đồng trước thời hạn thường kéo theo hệ lụy là mất cọc hay phải đền bù chi phí cho tòa nhà, đồng nghĩa với việc tốn chi phí.

Đây là yếu tố bắt buộc các doanh nghiệp cần tính toán. Vì vậy hãy tính toán thật chi tiết. Liệu trong tương lai quý doanh nghiệp có còn giữ nguyên quy mô hay không? Kế hoạch nhân sự trong 3 – 5 năm là gì? Bạn hãy dự trù không gian cho kế hoạch gia tăng nhân sự trong 5 năm hay ít nhất là trong thời gian thuê văn phòng.

Và giải pháp thông minh chính là chọn tòa văn phòng có thể cung cấp linh hoạt, cho phép nâng cấp không gian lớn hơn khi bạn cần mà không mất thêm chi phí cọc trước đó.

Có cần không gian phụ hay không?

Doanh nghiệp có cần có phòng họp, phòng tiếp khách, không gian sinh hoạt chung, phòng ăn… hay không? Hay có cần bất kỳ không gian phụ trợ nào khác hay không?

Hãy tính toán thêm con số này dựa vào tính chất doanh nghiệp và văn hóa công ty như thế nào. Thông thường không gian chung sẽ chiếm một diện tích không nhỏ trong văn phòng, hãy tính toán tỉ mỉ dựa trên chi phí nữa để không bị vượt ngân sách thuê hay phải chịu “gánh nặng tài chính” hàng tháng.

Đó là một vài tiêu chí để xác định diện tích cho thuê văn phòng, nếu các bạn cần được tư vấn thêm thông tin và hỗ trợ thuê văn phòng Hà Nội tốt nhất hãy gọi ngay cho chúng tôi theo hotline nhé!

Xem thêm các dịch vụ cho thuê văn phòng ảo tại Vanessa





BÀI VIẾT KHÁC

Khám phá văn phòng làm việc của Apple

Là một trong những thương hiệu công nghệ nổi tiếng trên thế giới, Apple luôn chú trọng trong việc tạo ra một môi trường làm việc thú vị và thoải mái nhất cho các nhân viên của mình để có thể thỏa sức sáng...

Kinh nghiệm chọn văn phòng trọn gói

Văn phòng trọn gói hay còn gọi là văn phòng tiện ích đang dần trở thành sự ưu tiên đối với các doanh nghiệp nhỏ, startup và doanh nghiệp, tập đoàn muốn tìm văn phòng đại diện. Bởi loại hình văn phòng này...

Những lý do bạn nên chọn làm việc tại văn phòng Vanessa

  Vanessa Creative Space là không gian làm việc chung dành cho tất cả mọi người. Các dịch vụ văn phòng ảo của Vanessa đang được rất nhiều sự thu hút từ các doanh nghiệp, người làm việc freelancer bởi sự tiện ích và những...

Thị trường văn phòng ảo 2020 có gì thay đổi?

Cùng với sự phát triển của thị trường, dịch vụ văn phòng ảo đang ngày càng phát triển cả về nguồn cung, chất lượng dịch vụ và nhiều gói lựa chọn cho các khách hàng. Theo các chuyên gia trong tương lai, loại hình...

Tiết lộ bí quyết lựa chọn diện tích văn phòng phù hợp

Lựa chọn diện tích văn phòng là một trong những bước quan trọng bởi nó sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến chi phí mà các bạn phải trả hàng tháng. Khi bạn nghĩ đến việc sẽ thuê văn phòng...

Sự điều chỉnh giá tại các tòa nhà văn phòng trong mùa dịch COVID - 19

Covid – 19 có tác động rất mạnh, thậm chí là nghiêm trọng tới nền kinh tế thế giới và trong nước bởi nó tác động trực tiếp và nhiều chiều lên tất cả các lĩnh vực. Để hỗ trợ các khách hàng giảm gánh...

10+ mẫu văn phòng làm việc sáng tạo, độc đáo

Thiết kế văn phòng đẹp và thú vị, tạo cảm hứng làm việc cho các nhân viên đang được rất nhiều các doanh nghiệp chú ý tới. Mỗi một doanh nghiệp thường có những đặc thù công việc riêng bởi thế mà không...

Kinh nghiệm quản lý thời gian giúp làm việc hiệu quả tại văn phòng 

  Kỹ năng quản lý thời gian làm việc là một trong những kỹ năng quan trọng đối với bất kỳ một ai, đặc biệt đối với những nhân viên văn phòng. Vậy làm thế nào để có thể quản lý được thời gian hiệu quả nhất. Dưới...

Những ưu nhược điểm của văn phòng ảo cần lưu ý

Văn phòng ảo được xem là giải pháp tiết kiệm tài chính cho các công ty quy mô nhỏ. Hình thức văn phòng này cung cấp một địa điểm giao dịch cho một doanh nghiệp với chi phí thuê tiết kiệm. Tuy nhiên, giải pháp nào...

Một Coworking Space nằm trên con phố Hoàng Quốc Việt, vừa yên bình nhưng cũng náo nhiệt

Một Coworking Space nằm trên con phố Hoàng Quốc Việt, vừa yên bình nhưng cũng náo nhiệt   Khoảnh khắc Eureka - bạn đã bao giờ nghe về nó? Đó là những khoảnh khắc đáng giá mà...